Электронные системы документооборота

Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя электронные системы документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами.

Целью изучения дисциплины является освоение теоретических положений делопроизводства, и овладение инструментарием электронного документооборота, что является достаточно сложной задачей, поскольку деятельность хозяйствующих субъектов характеризуется достаточной многоплановостью бизнес-процессов. Используя методы, принципы, разнообразные инструменты и технологии делопроизводства в комплексе, необходимо гармонизировать движение аналоговых и электронных документов в организации. Основными задачами курса являются изучение принципов, процедур и технологий электронного документооборота, и применение теоретических знаний в практических ситуациях.

Необходимо также отметить связь электронных систем документооборота с дисциплинами электронной коммерции. Эта связь заключается в том, что современный бизнес все в большей степени обращается к современным способам представления и обработки информации, к возможностям сети Интернет.

Студенты, успешно выполнившие учебный план, должны:

- иметь представление о принципах делопроизводства, определять особенности организационно-распорядительного документооборота;

- разбираться в специфике работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе;

- знать процедуры организации и критерии выбора систем электронного документооборота.

Организация курса

Главным источником информации является электронный конспект лекций. В этом учебном пособии весь материал разбит на темы в соответствии со структурой курса. В первых темах конспекта раскрываются теоретические основы и основные концепции, дальнейшие темы предлагают более сложные концепции и описывают современные подходы к бизнесу. Поэтому необходимо изучать темы по порядку, оценивая качество усвоения материалов с помощью вопросов для самоконтроля и тестов. Электронный конспект лекций обладает гипертекстовой структурой и снабжен глоссарием для лучшего усвоения материалов.

Для закрепления теоретического материала и приобретения практических навыков использования информационных систем и технологий документооборота предусмотрены практические (семинарские) занятия с использованием системы электронного документооборота DIRECTUM. В случае изучения с преподавателем необходимо использовать методические указания к практическим занятиям. Методические указания содержат круг вопросов для рассмотрения, а также рекомендации по их выполнению и краткий справочный материал по теме. В случае самостоятельного обучения методические указания используются для самоконтроля.

Учебным планом по дисциплине «Электронные системы документооборота» для специальности 220601 – Управление инновациями предусмотрена курсовая работа, однако учащиеся могут в индивидуальном порядке готовить доклады, путем самостоятельного исследования выбранной актуальной проблемы организации электронного документооборота в компании.

Главной формой текущего контроля усвоения материала является электронный тестирующий комплекс. Перед переходом к следующей теме рекомендуется пройти тест в специальной программе по соответствующей теме. Если тест пройден неудовлетворительно, необходимо вернуться к пройденной теме. Также тест является формой итогового контроля по завершении курса. В этом случае из каждой темы выбираются случайные вопросы.

Кроме этого по дисциплине «Информационные системы и технологии документооборота» предусмотрен устный зачет, вопросы к которому соответствуют структуре курса и содержатся в итоговом тестирующем комплексе. При подготовке к зачету помимо электронного конспекта рекомендуется пользоваться дополнительной литературой, проверять свою готовность по вопросам для самоконтроля и тестам.

Дисциплина преподается в 4-м семестре на 2-м курсе студентам, обучающимся по специальности 220601 «Управление инновациями».